หลายครั้งที่ผมต้องมีภาระกิจในการวาง KPI ให้กับทีมงานฝ่ายขาย  วันนี้เลยอยากจะขอเล่าให้ฟังถึง ขั้นตอนต่างๆที่ผมใช้จริงในปัจจุบัน เผื่อท่านผู้อ่านอาจจะพอเอาไปปรับใช้ได้บ้าง 

เริ่มต้นด้วยถ้าบริษัทเขามีการวางระบบ PMS อยู่แล้ว เราก็สามารถถอดเป้าหมายจาก PMS ในระดับองค์กร มาเป็นแนวทางในการวาง KPI ได้เลย แต่ถ้าบริษัทฯที่ยังไม่มีระบบนี้ ลองทำตามนี้ดูครับ

ขั้นตอนที่ 1: เร่ิมจากคำถามง่ายๆว่าธุรกิจที่ทำอยู่ตอนนี้ มันมี “ปัจจัยสำคัญ” อะไรบ้าง ที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

เพราะ KPI ย่อมาจากคำว่า Key Performance Indicator ดังนั้นเราควรตั้ง KPI เฉพาะส่วนที่สำคัญ หรือเกี่ยวข้องโดยตรงเท่านั้น แน่นอนถ้าเป็นฝ่ายขาย ร้อยทั้งร้อย ก็คือ “ยอดขาย”

อันนี้ยอมรับ 100% เห็นด้วยอย่างแรง

แล้วถ้ายอดขายสูงแต่กำไรไม่มี ยิ่งขายยิ่งขาดทุน เพราะเซลส์มัวแต่ขายสินค้ากำไรบางๆ หรือขายสินค้าได้แต่เก็บเงินไม่ได้ เพราะเซลส์ปล่อยเครดิตซี้ซั๊ว ถ้าเป็นแบบนี้การเงินการทองมีปัญหาแน่ๆ เราคงต้องกลับมานั่งวิเคราะห์ปัจจัยทั้งหมด แล้วลองดูว่า KPI ที่ตั้งนั้น ควรจะเป็นของใครในฝ่ายขาย

ระดับปฎิบัติการ หมายถึง Salesman

ระดับหัวหน้างาน หมายถึง Sales Supervisor, Asst.Mgr.

ระดับบริหาร Sales Mgr. / Sales Director

ขอยกตัวอย่างปัจจัยสำคัญของธุรกิจที่เป็นประเภท FMCG

โดยเริ่มต้นจากระดับ Salesman ก่อนละกันครับ เช่น

ขั้นตอนที่ 2: จัดลำดับความสำคัญของ KPI ทั้งหมด และเลือกเฉพาะตัวที่คิดว่าจะใช้งานจริง

โดยปรกติแล้วผมมักจะเลือกไม่เกิน 5 ตัว เพื่อความง่ายในการวัดผล และดูไม่โหดเกินไป แต่ถ้าอยากจะวัดผลมากกว่านี้ เราอาจจะสลับเอาตัวอื่นมาก็ได้ ยกตัวอย่างกำหนดว่าให้มีKPI  4 ตัวหลัก ส่วนอีก 1 ตัวอาจจะเอามาสลับในอีก 6 เดือนข้างหน้า เช่น เราเลือกแล้วว่า 4 ตัวหลักได้แก่...

1)Total Sales 

2)Aging

3)Key Product Sales

4)Gross Profit

แล้วเราก็พบว่าตอนนี้เซลส์แมนของเราขี้เกียจเขียนรายงานสภาพตลาด หรือไม่ยอมทำ Call Card เพราะฉะนั้นใน 6 เดือนนี้ เราจะกำหนด KPI ตัวที่ 5 เป็นเรื่องของ Reporting หลังจากนั้นเมื่อเข้าที่เข้าทางแล้ว เราก็เปลี่ยนเป็น Active Customer ก็ได้

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดวิธีการวัดผล 

เป็นการอธิบายเพิ่มเติมว่า KPI แต่ละตัวนั้นเราจะมีวิธีการวัดผลอย่างไร และอาจกำหนดเป็น 5 ระดับหรือบาง KPI อาจวัดเป็นแค่ “Yes or No” ก็ได้

1)Total Sales: อันนี้วัดง่าย เพียงแต่เอาเป้าหมายการขายเดือนนั้นมาเปรียบเทียบกับ Actual Sales จะเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ก็ว่าไป เช่น

เกรด 1 =  ทำยอดขายได้ 80%

เกรด 2 = ทำยอดขายได้ 90%

เกรด 3 = 100%

เกรด 4 = 110%

เกรด 5 = 120%

2) Aging: ระยะเวลาเฉลี่ยในการเก็บเงินซึ่งงานนี้เราอาจจะใช้ตัวเลขจากทางฝ่ายบัญชี มาเพื่อวัดผลข้อนี้ก็ได้ หรือจะใช้วิธีคิดคำนวนง่ายๆตามนี้ก็ใช้เป็นแนวทางได้

2.1 เอายอดหนี้คงค้างทั้งหมดในช่วงปลายเดือน...

2.2 หารด้วยยอดขายเฉลี่ยต่อเดือน ซึ่งอาจจะใช้ตัวเลขยอดขายทั้งปีหารด้วย 12 ก็ได้

2.3 คูณด้วย 30 

ยกตัวอย่าง...

เมื่อสิ้นเดือนเมษายน = 6 ล้านบาท...

เพราะฉะนั้น 6 ➗ 3= 2

เอา 2 X 30  = 60 วัน

สุดท้ายก็เอาตัวเลขนี้มาเปรียบเทียบกับนโยบายการปล่อยเครดิต สมมุติว่าบริษัทฯมีนโยบาย Credit Term = 60 วัน

เกรด 1 = มากกว่า 90วัน

เกรด 2 = 80 ถึง 90 วัน

เกรด 3 = 70 ถึง 79 วัน

เกรด 4 = 60 ถึง 69 วัน

เกรด 5 = น้อยกว่า 60 วัน

3) Key Product Sales: อันนี้หมายถึงเราจะวัดผลจากยอดขายสินค้าสำคัญของบริษัทฯเปรียบเทียบกับเป้าหมายของสินค้าตัวนั้นๆ เหตุผลที่ผมชอบใส่ตัวนี้ลงไปใน KPI เพราะโดยปรกติเซลส์มักจะขายสินค้าที่ง่ายๆที่ติดตลาดอยู่แล้ว ถ้าสินค้าตัวพระเอกของเราเกิดเสื่อมความนิยมลงไป หรือมีคู่แข่งที่เริ่มแข็งแกร่งมากขึ้นอาจทำให้ยอดขายรวมอาจตกอยู่ในความเสี่ยง เพราะหวังพึ่งพิงสินค้าเดิมๆเพียงไม่กี่ตัว

4)Gross Profit: ถ้าบริษัทฯมีนโยบายที่จะเปิดเผยตัวนี้ให้กับทีมขายได้ทราบ เพราะฉะนั้นก็น่าที่จะวัดผลได้เหมือนกัน

5) Reporting:

อย่างที่เล่าให้ฟังตอนแรก เราอาจจะเอาเอกสารบางตัวหรือเห็นว่าตอนนี้ทางเซลส์ของเรายังไม่เห็นความสำคัญนำมาวัดผลก็ได้ เช่น Call Card หรือเอกสารการนับสต๊อกที่อยู่โกดังของลูกค้าเพื่อมาดูความเคลื่อนไหวของสินค้าเรียงตามรายตัว และเป็นข้อมูลพื้นฐานว่าสต๊อกในร้านค้า มีมากหรือน้อยเกินไปหรือไม่อีกทั้งทำให้สามารถ Forecast ยอดขาย ของรอบหน้าเดือนหน้าได้อย่างแม่นยำมากขึ้นได้อีกด้วย ซึ่งการวัดผลตรงนี้สามารถวัดผลได้เป็น Yes or Noหรือ “ทำหรือไม่ทำ”โดยอาจจจะสุ่มเช็คจำนวน 20% ของร้านค้าทั้งหมดก็ได้

ขั้นตอนที่ 4: การจัดสรรสัดส่วนของ KPI แต่ละตัว

เมื่อเราได้ KPI มาทั้งหมดแล้วขั้นตอนต่อไปก็คือ ต้องให้น้ำหนักคะแนนตามความสำคัญ เช่น

1)Sales = 40 คะแนน

2)Aging = 30 คะแนน

3)Key Product Sales = 15 คะแนน

4) Gross Profit = 10 คะแนน

5) Report = 5 คะแนน

ขั้นตอนที่ 5: Reward & Penalty

การวัด KPI จะไม่มีประโยชน์อันใดเลยถ้าไม่ส่งผลกระทบทั้งแง่บวกและลบกับผู้ถูกประเมิน  บางบริษัทฯก็เอา KPI มาเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผลตอนปลายปีถ้าทำได้ดี เงินเดือนก็ขึ้นเยอะหน่อย บางแห่งเขาจะมีโบนัสทุกๆไตรมาศเขาก็เอาตัวเลข KPI มาเป็นตัวตัดสิน...

แต่บางบริษัทฯที่ผมเคยทำงานด้วย เขาเอาจริงเอาจังกับเรื่องนี้มาก รู้ได้เลยว่าถ้าใครเกิดตก KPI นานๆ เช่น 2 ครั้งติดต่อกัน โอกาสที่จะได้ต่อสัญญาเพื่อทำงานต่อ มันก็มีน้อยเต็มที เพราะสัญญาจ้างงานเป็นแบบปีต่อปี

อันนี้เป็นตัวอย่าง KPI ที่ผมเคยทำมาทั้ง Corporate Sales Team & FMCG Sales Team ยังไงก็ลองเอาไปปรับใช้ดูนะครับ

-บุ้ง ดีดติ่งหู-

Marketing&Sales Consultant

The Underdog Marketing

จุดประกายไอเดียทางการตลาดและการขาย

สมัครรับข่าวสาร

© สงวนลิขสิทธิ์ 2018-2021 Underdog Marketing
crossmenu